Arrêt longue durée: processus RH et assurances (coordination IJM, LAA, AI)
- MAGE & Associés
- il y a 11 heures
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Arrêt longue durée: processus RH et assurances (coordination IJM, LAA, AI)
Un arrêt longue durée est un sujet de gouvernance pour une PME: continuité de service, coûts, droit du travail, confidentialité des données, et coordination entre assureurs. Quand le dossier n’est pas piloté, on voit apparaître des trous d’indemnisation, des décisions incohérentes ou une relation de travail qui se dégrade.
Cette lecture propose une méthode simple pour dirigeants, CFO et RH: clarifier le scénario (maladie ou accident), déclencher les bons relais (IJM, LAA, AI), documenter les pièces utiles, puis suivre le dossier avec des points de passage orientés retour au travail. Vous repartirez avec une check-list, deux mini-cas pratiques et 10 questions à poser.
Arrêt longue durée: clarifier le cadre et les responsabilités
Maladie: maintien du salaire et rôle de l’IJM
Premier réflexe: vérifier si une assurance d’indemnités journalières maladie (IJM) existe et ce qu’elle couvre réellement. Le SECO rappelle que la loi n’impose pas la souscription d’une IJM, mais qu’elle est souvent prévue au contrat de travail.
Quand une IJM existe, la police et les conditions générales d’assurance (CGA) font foi. Le SECO indique qu’en pratique « la plupart » des IJM donnent droit au versement de 80% du salaire pendant 720 ou 730 jours durant une période de 900 jours, avec des variations selon les contrats.
Quand aucune IJM n’existe, le SECO rappelle le minimum légal: l’employeur verse le plein salaire pendant une période déterminée par année de service (au moins trois semaines la première année), et le paiement du salaire est de 100% dès le premier jour (sans jour de carence).
Décision de pilotage (direction/CFO): modéliser le scénario réel (carence, compléments, reste à charge) à partir des règles contractuelles, pas d’hypothèses.
Accident: relais de la LAA et points d’attention PME
En cas d’accident, l’assurance-accidents obligatoire (LAA) prend le relais sur le revenu. Le Guide CFST rappelle un repère opérationnel: en cas d’incapacité totale, l’indemnité journalière correspond à 80% du gain assuré et elle est versée pour tous les jours du calendrier à partir du troisième jour qui suit celui de l’accident.
Deux points créent souvent des écarts financiers:
Plafond du gain assuré: le mémento officiel 6.05 précise que le montant maximum du gain assuré en LAA est de 148 200 francs par an, soit 406 francs par jour.
Temps partiel: si le temps de travail hebdomadaire chez le même employeur est inférieur à huit heures, la couverture obligatoire ne porte pas sur les accidents non professionnels.
Droit du travail: protection contre la résiliation (repère)
L’aide-mémoire du SECO reproduit l’art. 336c CO: après le temps d’essai, l’employeur ne peut pas résilier pendant une incapacité de travail due à maladie ou accident (non imputable à faute) pendant 30 jours durant la première année de service, 90 jours de la deuxième à la cinquième, et 180 jours à partir de la sixième.
Point de méthode: ce repère sert à sécuriser vos décisions (organisation, alternatives de poste, communication), pas à « piloter au calendrier ».
Processus RH pilotable: piloter, documenter, suivre
Piloter: un responsable de dossier et un circuit court de décision
Désignez un responsable de dossier (souvent RH) et un circuit court:
Direction: arbitrages organisationnels.
CFO/finance: scénario de coûts (carence, compléments).
Manager: poste réel et adaptations possibles.
Courtier/assureur: règles de déclaration et pièces attendues.
Documenter: un dossier unique, utile à l’assureur et à l’entreprise
Le SECO rappelle que, sur demande de l’employeur, le travailleur doit produire un certificat médical précisant l’incapacité totale ou partielle; en cas d’incapacité partielle, le degré doit être précisé. Le certificat ne doit pas contenir de diagnostic.
Côté protection des données, le PFPDT rappelle le principe de proportionnalité (art. 328b CO): l’employeur ne traite que les données nécessaires à l’exécution du contrat.
Suivre: points de passage orientés capacité et retour au travail
Chaque point de passage doit produire une décision écrite:
capacité (totale/partielle) et restrictions fonctionnelles,
adaptations du poste,
prochaines démarches avec l’assureur (IJM/LAA) et, si nécessaire, avec l’AI.
Mini-cas pratique 1 (maladie + IJM)
Une PME a une IJM collective. Une collaboratrice est en incapacité prolongée et le dossier devient confus.
Pilotage: RH extrait de la police IJM le délai d’attente, la durée et la coordination; finance chiffre le reste à charge.
Documentation: certificats successifs (sans diagnostic), description du poste réel, journal des décisions.
Suivi: dès qu’une capacité partielle est évoquée, formaliser un plan de reprise progressive (tâches autorisées, points de contrôle, critères de succès).
Coordination IJM, LAA, AI: construire un scénario de relais
Tableau de pilotage (qualitatif)
Sujet | IJM (maladie) | LAA (accident) | AI (réadaptation) |
Finalité | Couvrir une perte de gain selon contrat | Couvrir perte de gain et conséquences d’un accident | Prévenir/traiter le risque d’invalidité, soutenir la réadaptation |
Déclencheur | Incapacité attestée + police | Accident reconnu + incapacité | Communication (détection) ou demande |
Décision PME | Carence, coordination, reste à charge | Plafond, non-pro, compléments | Quand communiquer, quand déposer, plan de collaboration |
Pièces critiques | Certificats cohérents + poste réel | Déclaration + qualification | Dossier orienté capacité + plan de mesures |
AI: activer tôt, sans confondre « communication » et « demande »
Le mémento 4.12 décrit la détection précoce: mise en contact rapide avec l’AI et décision sur l’opportunité d’une demande.
La communication à la détection précoce n’est pas une demande de prestations, et l’AI n’octroie aucune prestation durant la phase de détection.
Les employeurs peuvent communiquer un cas, en informant la personne assurée au préalable.
Si une demande est déposée, la phase d’intervention précoce s’étend sur douze mois au plus.
Mini-cas pratique 2 (accident + point de friction « temps partiel »)
Un collaborateur travaille moins de huit heures par semaine. Accident hors travail, arrêt prolongé.
Risque: en dessous de huit heures, la couverture obligatoire ne porte pas sur les accidents non professionnels.
Décision: vérifier immédiatement la couverture et sécuriser le relais d’indemnisation avant de discuter des adaptations de poste.
Repères et check-list
Clarifier le scénario
Maladie ou accident? Si accident: professionnel ou non professionnel?
Quelles assurances sont mobilisables (IJM, LAA, complémentaires)?
Sécuriser le relais financier
IJM: relire police et CGA (délai d’attente, durée, coordination).
LAA: vérifier plafond du gain assuré et éventuels compléments.
Mettre en place la gouvernance du dossier
Responsable de dossier, chronologie unique, circuit court de décision.
Plan de communication interne (qui sait quoi, à quel niveau).
Encadré: Ce qu’il faut documenter
Contrat, règlement, CCT/CTT applicable
Police IJM + CGA et synthèse interne
Police LAA (pro/non pro, assureur, compléments)
Certificats médicaux successifs (sans diagnostic)
Description du poste réellement tenu
Journal des échanges et décisions
Propositions d’adaptation et réponses
Courriers/demandes de pièces des assureurs
Gérer les données sensibles proprement
Appliquer la proportionnalité: ne conserver et ne partager que ce qui est nécessaire.
Le PFPDT précise que l’employeur n’a pas à consulter les données médicales lors de l’admission à une IJM; elles doivent parvenir au médecin-conseil/service médical de l’assureur.
Décider si un contact AI est pertinent
En cas de risque de chronicité, envisager une communication en détection précoce (en informant la personne assurée).
Erreurs fréquentes et comment les éviter
« On a une IJM, donc c’est couvert »
Correction: synthèse d’une page de la police/CGA (carence, durée, coordination, pièces).
Laisser circuler des données médicales
Correction: limiter l’accès et le contenu (capacité, durée, restrictions), dans le respect de la proportionnalité.
Confondre communication AI et demande AI
Correction: utiliser la détection précoce comme canal de collaboration, puis décider si une demande est nécessaire.
Oublier les écarts LAA (plafond, non-pro en temps partiel)
Correction: vérifier plafond du gain assuré et règle des huit heures dès l’ouverture du dossier.
Questions à poser à son assureur/courtier
Quels sont, dans notre IJM, le délai d’attente, la durée maximale et la règle de coordination (et où est-ce écrit)?
Quel est le taux d’indemnisation et quelles composantes du salaire sont incluses?
Quelles sont les exigences sur les certificats (format, périodicité, contrôle médical)?
Qui déclare le cas et sous quel délai, et quelles pièces sont indispensables au premier envoi?
Comment l’assureur gère-t-il les cas de capacité partielle (retour progressif)?
En LAA, la couverture inclut-elle correctement les accidents non professionnels selon le temps de travail?
En LAA, quel est le plafond du gain assuré appliqué et avons-nous une couverture complémentaire au-delà?
Quels rapports de suivi l’assureur peut-il partager, et à quel rythme?
Comment se fait la coordination pratique avec l’AI (échanges, pièces, étapes)?
Quelles limites de protection des données devons-nous respecter dans les échanges?
Conclusion
Un arrêt longue durée se pilote quand le scénario est clair (maladie/accident), les relais sont déclenchés (IJM/LAA/AI) et le dossier est documenté de façon proportionnée. La prochaine étape utile est de formaliser votre protocole interne (rôles, documents, circuit de décision) et de le confronter à vos polices réelles.
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