Indemnités journalières maladie (IJM) : quand est-ce indispensable pour une PME en Suisse ?

Une absence maladie longue est un sujet de gouvernance: continuité d’activité, règles RH, impacts de paie, coordination avec les autres couvertures. En Suisse, l’IJM (assurance d’indemnités journalières en cas de maladie) n’est pas obligatoire, mais elle devient vite un outil de pilotage quand une PME ne peut pas absorber un arrêt prolongé sur fonds propres.

Dans cet article, vous repartez avec un cadre décisionnel simple: comprendre vos obligations, qualifier votre exposition, choisir une structure IJM cohérente, et documenter le dispositif pour qu’il reste clair et actionnable (dirigeant, CFO, RH).

1) IJM en Suisse: le cadre à connaître avant de décider

Maintien du salaire: l’obligation de base

Le SECO rappelle que la loi impose à l’employeur de verser le plein salaire en cas de maladie pendant un temps limité, dès lors que les rapports de travail ont duré plus de trois mois (ou ont été conclus pour plus de trois mois). La première année de service, le minimum est de trois semaines, puis la durée augmente “équitablement” selon la situation. Le SECO précise aussi que le paiement du salaire est de 100% dès le premier jour de maladie (aucun jour de carence dans le régime légal).  

Les échelles utilisées par les tribunaux (repères de risque)

Quand aucune CCT/CTT ne prévoit une règle plus favorable, le SECO indique que les tribunaux s’appuient sur des échelles (bâloise, bernoise, zurichoise). La Suisse romande est rattachée à l’échelle bernoise dans le tableau SECO.  

Pour une PME, ces échelles servent surtout à piloter le risque: sans IJM, c’est l’entreprise qui finance l’absence, et plusieurs absences dans une même année de service peuvent s’additionner.  

Maladie vs accident: deux logiques

Sur l’accident (LAA), la couverture est obligatoire et le mécanisme est différent. La Suva rappelle qu’en cas d’incapacité de travail due à un accident ou une maladie professionnelle, l’indemnité journalière correspond à 80% du gain assuré et est versée à partir du troisième jour, en fonction du degré d’incapacité.  

Sur la maladie, le point de départ reste le maintien du salaire (et une éventuelle IJM si vous la mettez en place).

LAMal ou LCA: deux cadres possibles

L’OFSP (BAG) explique que l’assurance d’indemnités journalières peut être conclue sous deux lois: la LAMal (assurance sociale) ou la LCA (contrat de droit privé).  

Le BAG précise, pour la LAMal, un droit de conclure pour les personnes domiciliées en Suisse ou y travaillant, âgées de 15 à 65 ans, ainsi qu’un cadre minimum en cas d’incapacité de travail de 50% (au moins 720 jours dans une période de 900 jours).  

Pour la LCA, le BAG rappelle la liberté contractuelle (pas d’obligation d’admission) et la possibilité de convenir librement montant et durée.  

Équivalence: quand l’IJM “remplace” le maintien du salaire

Le SECO rappelle que la loi ne prescrit pas la souscription d’une IJM, mais que le contrat de travail la prévoit souvent. Il indique aussi que la plupart des IJM donnent droit à 80% du salaire pendant 720 ou 730 jours durant une période de 900 jours.  

Surtout, le SECO précise qu’une solution est réputée équivalente quand elle verse 80% pendant 720 jours et que l’employeur paie au moins la moitié de la prime.  

2) Quand les indemnités journalières maladie (IJM) deviennent indispensables pour une PME: critères de décision

L’IJM devient indispensable quand le risque maladie n’est plus absorbable sans arbitrages improvisés. Voici les critères les plus utiles, côté pilotage.

1. Capacité d’absorption (cash et marge)

Si la trésorerie ne peut pas supporter une charge salariale prolongée, l’IJM stabilise le budget: une prime planifiée plutôt qu’un choc potentiellement élevé. L’enjeu est moins payer ou non, que supporter l’incertitude ou la transférer.

2. Concentration du risque sur des postes clés

Une PME peut être très exposée si quelques personnes concentrent la production, la relation client ou l’expertise. Un arrêt maladie long crée souvent un double coût: maintien du salaire et réorganisation (remplacement, surcharge, sous-traitance).

3. Contraintes contractuelles (CCT/CTT, marchés, clauses RH)

Le SECO rappelle que CCT/CTT peuvent prévoir une obligation plus longue.  

Dans certaines situations, l’IJM est la manière la plus simple de documenter la conformité et d’aligner les pratiques internes.

4. Besoin d’une règle RH stable et défendable

Le SECO précise, par exemple, que l’employeur peut exiger un certificat médical dès le premier jour (même si des contrats retiennent un déclenchement plus tardif).  

Sans cadre écrit, vous multipliez les exceptions, ce qui crée des risques sociaux et de gouvernance.

Mini-cas pratique 1: PME de services, expertise rare, arrêt prolongé

Une PME de services dépend d’une expertise rare. Un collaborateur tombe malade et l’incapacité se prolonge. La direction doit sécuriser la livraison client tout en tenant une ligne RH cohérente.

Décision pilotée:

• Piloter: identifier l’exposition (obligation de maintien du salaire + capacité de remplacement).

• Documenter: formaliser la règle de déclaration, les certificats, et qui décide des adaptations de poste.

• Suivre: installer un rythme de suivi (RH, manager, finance) et un circuit de déclaration clair si une IJM existe.

Sans IJM, le dossier se gère au fil de l’eau. Avec IJM, la PME sécurise sa capacité de remplacement et clarifie les règles de rémunération, ce qui réduit les frictions internes.

3) Construire une IJM pilotable: paramètres à arbitrer et impacts

Une IJM utile est une IJM qui se pilote. Trois paramètres changent tout: délai d’attente, taux, durée. Et un sujet transversal: la documentation.

Délai d’attente: où l’entreprise garde le risque

Le délai d’attente détermine combien de temps l’entreprise finance avant que l’assurance ne prenne le relais. Exemple de repères mentionnés par des assureurs:

• Helvetia: versement dépend du délai d’attente, généralement 14, 30, 90 ou 180 jours.  

• Groupe Mutuel (IJM LCA): intervention à la fin d’un délai d’attente choisi (3, 7, 14, 30, 60 ou 90 jours).  

Arbitrage de gouvernance:

• délai plus court: règle plus simple, protection plus rapide, prime souvent plus élevée;

• délai plus long: prime souvent plus basse, mais charge résiduelle plus forte et nécessité de discipline cash.

Taux de prestation: équivalence et politique sociale

Le SECO donne un repère d’équivalence à 80% (avec partage de prime).  

AXA rappelle que 80% correspond à la solution d’assurance équivalente reconnue par la loi et que des taux plus élevés offrent une sécurité supplémentaire.  

Décidez explicitement si vous visez l’équivalence (cadre standard) ou un niveau de maintien supérieur (politique RH).

Durée et mécanisme de comptage

Les repères 720/730 jours sur 900 jours reviennent souvent dans les sources officielles et pratiques: SECO et KMU.admin.ch les citent comme caractéristiques fréquentes.  

Le BAG mentionne aussi, pour la LAMal, un minimum de 720 jours dans une période de 900 jours en cas d’incapacité de 50%.  

Ce qui compte, côté CFO: comprendre comment la durée est comptée (par cas, par période) et comment se gèrent les rechutes.

Ce qu’il faut documenter

• Populations couvertes (salariés, catégories) et règles en cas d’entrée/sortie.

• Définition des éléments de salaire pris en compte (fixe, variable).

• Process absence maladie: annonce, certificat, fréquence, confidentialité (le SECO rappelle que le certificat ne doit pas contenir de diagnostic).  

• Procédure de déclaration: qui déclare, à quel moment, avec quelles pièces.

• Règles de suivi: points périodiques, coordination accident vs maladie.

• Discipline de délais: Helsana indique qu’une annonce tardive ou l’absence de certificat peut retarder le début des prestations, voire entraîner un refus.  

Mini-cas pratique 2: croissance rapide, contrats hétérogènes, règle incomprise

Une PME grandit vite. Les contrats historiques ne racontent pas tous la même histoire (IJM pour certains, maintien du salaire pur pour d’autres). Quand un arrêt survient, RH et finance ne peuvent pas répondre clairement aux questions des équipes.

Décision pilotée:

• Piloter: cartographier les règles applicables (contrats, CCT/CTT, échelles).

• Documenter: uniformiser la règle et préciser le partage de prime si vous revendiquez l’équivalence (SECO: employeur au moins la moitié).  

• Suivre: mettre à jour chaque année la base salariale et tester le circuit de déclaration.

Ici, l’IJM devient indispensable autant pour réduire un risque financier que pour sécuriser la cohérence sociale.

4) Repères et check-list

Tableau repère: durée de maintien du salaire (échelle bernoise, Suisse romande)

Tableau extrait de la colonne échelle bernoise publiée par le SECO (repère applicable en l’absence de CCT/CTT plus favorable).  

Check-list piloter, documenter, suivre

Piloter

• Avez-vous une vue claire des obligations (contrats, CCT/CTT, échelles) ?

• Votre trésorerie supporte-t-elle un arrêt prolongé sans arbitrage urgent ?

• Visez-vous une solution équivalente ou un maintien renforcé ?

Documenter

• Clause IJM et partage de prime (si équivalence visée).

• Procédure certificat et confidentialité.

• Circuit de déclaration et pièces.

• Coordination accident/maladie.

Suivre

• Revue annuelle: effectifs, salaires, cohérence des clauses.

• Test du processus (déclaration, suivi, communication interne).

• Tableau de bord simple: absences longues, dossiers en cours, décisions de réintégration.

5) Erreurs fréquentes et comment les éviter

• Confondre accident et maladie: la logique LAA (Suva) ne couvre pas la maladie.  

• Choisir un délai d’attente sans capacité de financement: vous gardez le risque pendant ce délai.

• Revendiquer l’équivalence sans documenter le partage de prime (SECO: employeur au moins la moitié).  

• Sous-estimer la discipline documentaire: annonce, certificats, pièces.  

• Oublier l’incapacité partielle: le degré doit être documenté, sinon le suivi devient incohérent.  

6) Questions à poser à son assureur/courtier (10 questions)

1. La solution vise-t-elle l’équivalence au sens des repères SECO, ou un complément?

2. Quel délai d’attente, et que se passe-t-il pendant ce délai?

3. Quel taux de prestation, et sur quelle base salariale (éléments inclus/exclus)?

4. Comment la durée de prestations est-elle comptée (par cas, par période, rechute)?

5. Règles et seuils en cas d’incapacité partielle (proratisation, justificatifs)?

6. Quelles pièces pour la déclaration et le suivi (certificats, fréquence, formulaires)?

7. Quels délais de déclaration, et conséquences en cas d’annonce tardive?

8. Comment se coordonne le contrat avec l’accident (LAA) et les autres dispositifs?

9. Quelles exclusions/réserves, notamment en LCA (liberté contractuelle rappelée par le BAG)?  

10. En fin de contrat de travail: quelles règles de sortie, continuité et information du collaborateur?

Conclusion

L’IJM est indispensable quand la PME ne veut plus gérer le risque maladie à l’improviste: trésorerie limitée, dépendance à des postes clés, exigences conventionnelles, ou besoin d’une règle RH uniforme. Les repères SECO, BAG et Suva donnent le cadre; la valeur se crée ensuite dans la méthode: piloter l’exposition, documenter la règle, suivre les cas de manière disciplinée.

Prochaine étape: cartographiez vos obligations (contrats, CCT/CTT, populations) et testez votre capacité d’absorption. Si la réponse est incertaine, l’IJM devient une décision de gouvernance.