Absentéisme en PME: comment réduire les coûts grâce à la prévention et à l’assurance

Absentéisme en PME: réduire les coûts grâce à la prévention et à l’assurance

L’absentéisme n’est pas qu’un sujet RH. Pour une PME, c’est un sujet de continuité: livrer, facturer, tenir la qualité, protéger les équipes. La bonne nouvelle: en Suisse, le cadre légal et assurantiel est lisible. La moins bonne: il devient vite coûteux si l’entreprise ne pilote pas (règles internes floues, déclarations tardives, retours au travail improvisés).

Objectif de cette lecture: vous aider à décider, de façon documentée, sur trois leviers qui se complètent: prévenir, assurer, organiser le retour au travail.

1) Chiffrer l’absentéisme en PME pour décider (sans chiffres «moyens» inutiles)

Un repère macro pour cadrer, pas pour se comparer

Au niveau national, la durée moyenne des absences pour cause de maladie ou d’accident a progressé en Suisse de 2010 à 2024, passant de 44,3 à 59,1 heures par an et par place de travail (pic à 65,6 heures en 2022). 

Ce chiffre sert à poser l’enjeu. Vos décisions, elles, doivent s’appuyer sur vos données.

Votre modèle de coûts, en 3 blocs

Pour une PME, l’essentiel est de distinguer:

• coûts directs: maintien du salaire, remplacement, heures supplémentaires, intérim, gestion administrative;

• coûts indirects: retards, rework, baisse de qualité, surcharge des managers;

• coûts de risque: sinistres récurrents, hausse de prime, difficultés de réintégration.

Méthode simple: construisez trois scénarios internes (absences courtes, moyennes, longues) et mettez-y vos variables (coût horaire chargé, coût de remplacement, dépendance au planning, métiers critiques). L’objectif n’est pas l’exactitude absolue, mais la comparabilité et la capacité d’arbitrage.

2) Cadre suisse en clair: maladie, accident, qui paie quoi et quand

Accident: LAA obligatoire et seuil des 8 heures

Conformément à la LAA, l’employeur assure les travailleurs contre les accidents et les maladies professionnelles. Et toute personne travaillant au moins huit heures par semaine pour la même entreprise est également assurée contre les accidents non professionnels. 

Le Portail PME rappelle aussi que, sous le seuil des 8 heures, les accidents non professionnels ne sont pas couverts par l’employeur (avec des règles particulières, notamment pour le trajet domicile-travail le plus court) et précise que les primes AANP sont assumées par l’employé: l’employeur les paie avec l’AAP puis les prélève sur le salaire. 

Accident: ce que cela change en trésorerie

La Suva indique que l’indemnité journalière en cas d’accident ou de maladie professionnelle:

• débute le troisième jour calendaire après l’événement;

• correspond à 80% du gain assuré;

• et mentionne un salaire maximum assuré de 148 200 CHF par an (fiche 2010.F, édition 01.01.2016). 

Lecture pilotage: le vrai point de friction est souvent le délai d’attente (les deux premiers jours) et la capacité de l’entreprise à organiser un retour adapté plutôt qu’un arrêt prolongé.

Maladie: obligation de maintien du salaire et solution d’assurance «équivalente»

Le SECO rappelle que l’employeur doit verser le plein salaire en cas de maladie, pendant une période déterminée par l’année de service, si les rapports de travail ont duré plus de trois mois (ou ont été conclus pour plus de trois mois). Il rappelle aussi qu’en première année, l’employeur doit verser au moins trois semaines de salaire, puis une période plus longue fixée équitablement; les tribunaux se réfèrent à des échelles (dont l’échelle bernoise, notamment en Suisse romande). 

Le même document précise qu’une assurance d’indemnités journalières couvrant 80% du salaire pendant 720 jours est réputée équivalente à l’obligation légale, sous conditions (dont le paiement d’au moins la moitié de la prime par l’employeur). Il mentionne aussi la pratique de 1 à 3 jours de carence admise selon la jurisprudence.  

Preuve et confidentialité: certificat médical

Le SECO indique que l’employeur peut demander un certificat médical dès le premier jour, que celui-ci doit préciser l’incapacité totale ou partielle (et le degré), et qu’il ne doit pas contenir de diagnostic.  

3) La méthode «piloter, documenter, suivre» (Direction, CFO, RH)

Piloter: décisions simples, applicables

1. Un processus standard d’annonce et de contact (qui appelle, quand, comment).

2. Une règle uniforme sur les certificats (équité, pas d’improvisation).

3. Un processus d’entretien de présence et de retour (manager + RH).

4. Une stratégie d’escalade (quand activer assureur, case management, aménagement).

Ce qu’il faut documenter

• registre des absences (motifs codés, sans données médicales sensibles);

• procédure certificat (quand demandé, stockage, accès);

• procédure déclaration accident et déclaration à l’assureur;

• modèle d’entretien de retour (capacité de travail, aménagements);

• plan de retour au travail (tâches adaptées, horaires, points de contrôle);

• police et contacts (LAA, indemnités journalières), avec une checklist «sinistre».

Promotion Santé Suisse décrit la gestion des absences comme la saisie et la gestion systématiques des absences, avec une intervention adéquate et spécifique en cas d’absence. 

Suivre: un tableau de bord léger, mais mensuel

Un suivi mensuel Direction-CFO-RH suffit souvent: volume d’absences, fréquence, durée moyenne, répartition par équipe, délais de déclaration, retours en cours.

Mini-cas pratique 1 (PME de services, absences courtes)

Le problème: absences courtes répétées qui désorganisent le planning. La décision utile: standardiser l’entretien de retour, clarifier la règle «certificat» et documenter un aménagement temporaire (tâches, horaires) au lieu de traiter chaque cas au ressenti. Le cadre sur certificat et incapacité partielle est décrit par le SECO. 

4) Prévention et retour au travail: le levier le plus stable sur les coûts

La prévention utile part de vos causes dominantes (accidents, contraintes physiques, fatigue, charge et stress) et se traduit par des mesures suivies: une action, un responsable, une date de contrôle.

La Suva présente la gestion de la santé en entreprise (GSE) comme une approche globale qui améliore la santé, renforce les performances et réduit les absences. 

Pour les absences après accident, la réintégration est un levier concret. La Suva souligne l’intérêt des postes de travail aménagés et indique que ses case managers encouragent le retour dans le monde du travail. 

5) Assurance: structurer la couverture pour éviter les angles morts (et mieux négocier)

Maladie: clarifier le cadre et le niveau de couverture

Le Portail PME indique qu’en pratique, la plupart des assurances d’indemnités journalières maladie versent au moins 80% du salaire pendant 720 ou 730 jours dans une période de 900 jours. 

L’OFSP rappelle qu’il existe deux systèmes juridiques: assurance d’indemnités journalières selon la LAMal ou selon la LCA (droit privé). Et, pour la LAMal, en cas d’incapacité de travail de 50%, les indemnités doivent être versées durant au moins 720 jours dans une période de 900 jours. 

Accident: relier prévention, sinistres et prime

La Suva explique que les primes varient selon la branche et que différents modèles s’appliquent selon la taille (taux de base, bonus-malus, tarification empirique). Elle indique aussi qu’un travail de prévention des accidents peut permettre de réduire les primes.

Mini-cas pratique 2 (PME avec activité terrain)

Un collaborateur clé subit un accident non professionnel. L’indemnité journalière LAA démarre au troisième jour et est calculée à 80% du gain assuré (selon la Suva). L’entreprise a intérêt à activer tôt un plan de retour (tâches aménagées, points de contrôle) plutôt que d’attendre la «fin de l’arrêt». 

Repères et check-list

• Direction: valider une politique d’absences (rôles, confidentialité, escalade).

• CFO: valider le modèle de coût (3 scénarios) et un rituel de revue.

• RH: tenir le registre, former les managers, contrôler la qualité documentaire.

• Managers: mener les entretiens, documenter les aménagements, remonter les signaux.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

1. Piloter au ressenti et sans tableau de bord mensuel.

2. Traiter chaque absence comme un cas unique: la cohérence se documente.

3. Confondre prévention et communication: une mesure sans propriétaire ni contrôle s’éteint.

4. Ne pas vérifier l’effet du seuil des 8 heures sur la couverture ANP. 

Questions à poser à son assureur/courtier (10 questions)

1. Comment la couverture s’articule-t-elle avec nos contrats de travail et notre politique interne?

2. Quels sont les délais d’attente et qui supporte le coût pendant ces jours?

3. Sommes-nous en indemnités journalières maladie LAMal ou LCA, et quelles implications pratiques?

4. Quelles prestations d’accompagnement (gestion de cas, réadaptation, retour au travail) sont incluses, et comment les activer?

5. Quelles données devons-nous fournir pour une revue annuelle (sinistres, mesures, classification)?

6. Comment vérifie-t-on le seuil des 8 heures pour les temps partiels, et quelles conséquences en cas de multi-employeurs?

7. Quels sont les délais et pièces pour déclarer un sinistre, et que se passe-t-il en cas de déclaration tardive?

8. Comment sont traitées l’incapacité partielle et la reprise progressive?

9. Quelles options existent pour couvrir les angles morts (délai d’attente, compléments de salaire)?

10. Quel dispositif de suivi recommandez-vous sur 12 mois (revue, prévention, retours au travail)?

Conclusion

Réduire les coûts de l’absentéisme, c’est d’abord piloter: rendre visibles vos scénarios de coûts, documenter des règles simples et équitables, et suivre une logique de prévention et de retour au travail. L’assurance devient alors un levier de continuité plutôt qu’un sujet subi.

Prochaine étape utile: consolider vos données sur 12 mois, clarifier vos règles internes, puis organiser une revue «prévention + assurance» avec votre assureur ou votre courtier, sur la base d’un dossier documenté.