Assurance-accidents LAA: checklist employeur Genève et Vaud

Pourquoi la LAA mérite une procédure, pas une improvisation

Pour une PME à Genève ou dans le canton de Vaud, l’assurance-accidents selon la LAA n’est pas un “produit RH de plus”. C’est une obligation légale, un poste de coûts récurrent, et surtout un mécanisme qui, le jour où un accident arrive, devient un processus opérationnel: annoncer, coordonner, payer, documenter, répondre aux questions du collaborateur, et parfois gérer un conflit (horaire irrégulier, accident de trajet, télétravail, etc.).

Le vrai risque pour une PME n’est pas seulement “l’accident”. Le risque, c’est l’accident plus une lacune administrative. Une lacune classique: le collaborateur travaille à 20% et n’est pas couvert pour l’accident non professionnel, mais personne ne l’a expliqué. Autre exemple: un cadre gagne au-dessus du plafond légal, et on découvre le jour du sinistre que la LAA ne compensera pas 80% de son salaire réel, mais 80% du gain assuré plafonné. 

Objectif de cet article: vous donner un guide concret, orienté décision, avec checklists et exemples adaptés au contexte romand, pour sécuriser votre conformité et réduire les surprises.

1) Ce que couvre la LAA (et ce qu’elle ne couvre pas)

• La LAA couvre, pour les salariés en Suisse, les accidents professionnels et les maladies professionnelles. En pratique, cela signifie:

• Accidents professionnels: événements liés à l’activité (chute au travail, blessure en manipulant du matériel, accident lors d’une mission).

• Accidents sur le trajet: selon la situation, ils sont pris en compte.

• Maladies professionnelles: selon reconnaissance, exposition, branche, etc.

Point critique: l’accident non professionnel (loisirs) n’est pas automatique pour tout le monde. Il dépend du temps de travail hebdomadaire chez le même employeur.

La règle opérationnelle: si un collaborateur est occupé au moins 8 heures par semaine chez vous, il est assuré aussi contre les accidents non professionnels. En dessous de 8 heures, il est assuré uniquement contre les accidents professionnels, les maladies professionnelles et les accidents sur le trajet pour se rendre au travail. La Suva précise aussi comment traiter les horaires irréguliers: on regarde une moyenne sur une période prolongée (trois mois), ou la prédominance de semaines à au moins 8 heures. 

Implication très concrète pour les RH: le taux d’activité contractuel ne suffit pas toujours, surtout si vous avez:

• des horaires variables (horeca, retail, événements)

• des étudiants, auxiliaires, “pics saisonniers”

• des collaborateurs payés à l’heure ou à la commission

2) Suva ou assureur privé: comment savoir, sans perdre du temps

Beaucoup de PME se posent la question trop tard, au moment de changer d’assureur ou lors d’un contrôle. La logique suisse est la suivante:

• Certaines branches doivent être assurées auprès de la Suva (obligation).

• D’autres peuvent être assurées par des assureurs privés autorisés.

La Suva explique qu’elle assure obligatoirement certaines entreprises selon leur activité (industrie, construction et branches liées, etc.) et qu’elle peut aussi assurer volontairement certaines entreprises qui ne sont pas soumises mais souhaitent s’affilier. 

Décision pratique (pour PME GE/VD):

• Si vous êtes dans la construction, second œuvre, génie civil, ou activités proches, vous avez de fortes chances d’être dans le périmètre Suva.

• Si vous êtes une société de services (conseil, agence, IT), vous êtes souvent dans un périmètre où l’assureur privé est possible (mais vérifiez, car certaines activités “hybrides” peuvent surprendre).

Conseil opérationnel: ne partez pas d’une hypothèse. Faites valider votre branche d’activité et votre statut par votre courtier. Cela évite les situations où vous négociez des primes “impossibles” chez un assureur qui n’a pas compétence, ou inversement.

3) La règle des 8 heures: le point qui crée le plus de litiges

C’est le point numéro 1 des incompréhensions collaborateur-employeur.

La Suva indique clairement:

• Au moins 8h/semaine chez un employeur: accidents non professionnels couverts.

• Moins de 8h: pas de couverture accident non professionnel via la LAA, mais couverture accident professionnel et trajet. 

Ce que cela implique en pratique:

1. Information au collaborateur: si la personne est en dessous de 8h, vous devez l’informer. Elle devra généralement assurer le risque “accident” via son assurance maladie (couverture accident) car votre LAA ne couvrira pas les loisirs.

2. Paie: vous ne devez pas prélever une prime “accidents non professionnels” si la couverture ne s’applique pas.

3. Horaires irréguliers: vous devez vérifier à trois mois si la moyenne dépasse 8h et ajuster. La Suva recommande même de ne pas faire de retenue AANP avant ce délai dans certains cas, et d’annoncer quand même un accident non professionnel si doute (l’assureur tranchera). 

Exemple romand:

• PME événementielle à Genève: collaborateurs à l’heure, semaines très variables. Si vous appliquez un prélèvement AANP “par défaut” dès le premier mois, vous risquez soit de prélever à tort (conflit), soit de ne pas prélever alors que la moyenne dépasse 8h (rattrapage). La solution: procédure standard de revue à 3 mois, plus un message clair au collaborateur.

4) Primes LAA: qui paie quoi, et comment budgéter

La prime LAA est calculée sur le gain assuré et varie selon la classe de risque (branche) et l’assureur. Les autorités rappellent qu’on ne peut pas donner un taux “universel” de prime, chaque assureur ayant ses tarifs. 

En revanche, certaines règles de répartition sont claires:

• Les primes pour les accidents professionnels sont à la charge de l’employeur.

• Les primes pour les accidents non professionnels sont en principe à la charge des salariés, sauf convention plus favorable. Mais, dans les faits, l’employeur verse la totalité des primes puis déduit la part salarié du salaire. 

Le plafond du gain assuré: la LAA ne calcule primes et prestations que jusqu’à 148’200 CHF par an (ou 406 CHF par jour). Au-dessus, la part excédentaire n’entre pas dans le calcul des primes et n’est pas couverte par le minimum légal. 

Comment budgéter simplement (méthode PME)

1. Prenez la masse salariale soumise AVS (incluant 13e et éléments réguliers).

2. Cappez chaque salaire à 148’200 CHF pour la partie LAA obligatoire.

3. Appliquez un taux indicatif de prime (fourni par votre assureur ou courtier) distinct pour:

   • accidents professionnels (à charge employeur)

   • accidents non professionnels (souvent refacturé au salarié)

Exemple chiffré indicatif (pour comprendre la mécanique, pas pour “pricer” un contrat):

• PME de services à Lausanne: 12 employés, salaire moyen 85’000 CHF (13e inclus), masse salariale 1’020’000 CHF.

• Hypothèse de prime accidents professionnels: 0,25% de la masse LAA (indicatif).

• Coût employeur AP: 1’020’000 x 0,25% = 2’550 CHF/an.

• Hypothèse de prime AANP: 0,9% (indicatif) refacturée aux salariés: 9’180 CHF/an, prélevée sur salaires.

Même si vos taux réels diffèrent, cette méthode vous permet de:

• comparer 2 offres à périmètre égal

• anticiper l’impact d’une embauche

• décider si vous prenez en charge aussi l’AANP (politique RH)

5) Prestations en cas d’accident: ce que le collaborateur va vous demander

Le jour où l’accident arrive, le collaborateur ne vous demande pas “le taux de prime”. Il demande: “Je suis payé comment et quand ?”

Pour l’indemnité journalière LAA:

• Elle est versée à partir du 3e jour qui suit celui de l’accident.

• En cas d’incapacité totale, elle correspond à 80% du gain assuré (et elle est réduite proportionnellement si incapacité partielle). 

Deux conséquences pratiques:

1. Les 2 premiers jours: selon l’organisation et le calendrier de travail, l’employeur doit gérer la continuité du salaire (et la coordination paie).

2. Plafond: si le collaborateur gagne plus que 148’200 CHF/an, 80% s’applique au plafond, pas au salaire réel. Cela peut créer un “gap” important, surtout pour cadres et profils rares. 

6) Procédure interne: comment gérer un accident sans stress

Voici une procédure simple et robuste, adaptée à une PME romande.

Étape A: sécuriser et documenter

• Assurer la prise en charge médicale si nécessaire (urgence, médecin).

• Noter les faits: date, heure, lieu, témoins, description courte.

• Vérifier si accident professionnel, trajet, non professionnel (utile pour la suite).

Étape B: informer la paie et préparer l’annonce

• Récupérer le certificat médical (incapacité de travail, taux, durée).

• Préparer les données salariales pertinentes (taux d’activité, salaire AVS, 13e, etc.).

• Annoncer l’accident à l’assureur LAA dès que possible.

Étape C: gérer le salaire et la communication

• Expliquer au collaborateur la logique des jours 1-2 et dès le 3e jour.

• Confirmer comment seront traitées les heures variables, le 13e, les bonus (selon règles d’assurance).

• Fixer un point hebdomadaire si l’arrêt dure.

Étape D: reprise et prévention

• Anticiper l’adaptation du poste si reprise partielle.

• Documenter les mesures de prévention si accident professionnel (utile aussi pour la prime à terme).

7) Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

Voici les erreurs que l’on voit le plus dans les PME GE/VD, avec la solution associée.

1. Erreur: oublier la règle des 8 heures

Solution: intégrer un contrôle “8h/semaine” dans l’onboarding et une revue à 3 mois pour horaires irréguliers. 

2. Erreur: prélever une prime AANP à tort, ou ne pas la prélever alors qu’elle s’applique

Solution: lier la règle de prélèvement à une donnée contractuelle validée, puis contrôler les cas atypiques.

3. Erreur: ne pas anticiper la fin de couverture après fin de contrat

La LAA cesse (pour les assurés AANP) à la fin du 31e jour suivant celui où prend fin le droit au demi-salaire au moins. Et l’assurance par convention peut prolonger la couverture AANP jusqu’à 6 mois, avec une prime de 65 CHF par mois. 

Solution: intégrer une étape “fin de couverture accident” dans le offboarding (départ, congé non payé, pause carrière).

4. Erreur: ignorer le plafond du gain assuré

Solution: cartographier les salaires au-dessus de 148’200 et proposer une couverture complémentaire accidents (LAA complémentaire) si nécessaire.

5. Erreur: déclarer des salaires de manière incohérente d’une année à l’autre

Solution: réconcilier déclaration LAA, masse salariale AVS et comptabilité. Un écart répété attire l’attention et complexifie les sinistres.

8) Checklists prêtes à l’emploi

Checklist onboarding (RH + paie)

• Contrat: taux d’activité, horaires, lieu de travail, télétravail.

• Test 8h/semaine: AANP oui/non, et message écrit au collaborateur. 

• Paie: paramétrage prélèvement AANP si applicable.

• Classement: collaborateur dans la bonne catégorie de risque (selon activité).

• Information: fiche “Que faire en cas d’accident”.

Checklist annuelle (finance + courtier)

• Masse salariale AVS vs masse LAA (cap 148’200). 

• Revue des métiers: nouvelle activité, nouveaux risques.

• Analyse sinistres: fréquence, prévention.

• Vérification des cadres au-dessus du plafond: besoin complémentaire.

• Comparaison offres: mêmes prestations, mêmes franchises, mêmes hypothèses.

Checklist “un accident vient d’arriver”

• Sécuriser la personne, soins.

• Noter faits et témoins.

• Certificat médical.

• Annonce à l’assureur LAA.

• Information paie (jours 1-2, puis IJ dès jour 3). 

• Point de situation avec collaborateur et manager.

9) Quand ajouter une assurance-accidents complémentaire

La LAA est un minimum légal. Pour une PME, les compléments ont du sens dans 3 cas typiques:

1. Salaires élevés: plafond 148’200

Le “gap” peut être significatif. Exemple: salaire 220’000 CHF.

• Base LAA: 148’200

• IJ: 80% de 148’200 = 118’560 CHF/an, soit 9’880 CHF/mois (environ).

La différence avec 80% du salaire réel est importante. 

2. Besoin de prestations hospitalières améliorées

Certaines PME choisissent une couverture hospitalière plus confortable (semi-privé/privé) pour attirer et fidéliser.

3. Risques spécifiques de mobilité (cadres souvent en déplacement)

Selon l’activité, il peut être pertinent d’étendre certains périmètres ou d’améliorer les prestations.

Là encore, l’intérêt d’un courtier entreprise est de vous aider à calibrer: éviter la sur-assurance, mais supprimer les trous de couverture coûteux.

Conclusion

Pour une PME à Genève ou Vaud, la conformité LAA n’est pas “cocher une case”. C’est un mini-système: règles (8 heures), paramétrage paie, annonces, et gestion des sorties. La bonne approche consiste à standardiser vos checklists et à documenter les cas atypiques (horaires irréguliers, multi-employeurs, cadres au-dessus du plafond).

Si vous souhaitez, Mage & Associés peut vous aider à:

• auditer votre situation (8h, prélèvements, déclarations)

• comparer Suva et assureurs privés selon votre branche

• calibrer une éventuelle couverture complémentaire pour les postes clés